Dos documentos dos fornecedores a uma proposta pronta para o cliente

Um fornecedor envia uma tarifa por email. Outro envia um PDF. A empresa de transfers anexa uma folha de cálculo e pede à agência que confirme as datas.

O cliente está à espera da proposta.

Antes de apresentar a viagem, alguém tem de ler os documentos, comparar os detalhes e perceber o que ainda é válido. Esse trabalho raramente acontece dentro da ferramenta de propostas. Acontece na caixa de entrada, na pasta de downloads, em folhas de cálculo e na memória do consultor.

O que é um fluxo de propostas para uma agência de viagens?

Um fluxo de propostas para uma agência de viagens é o caminho entre a informação dos fornecedores, o pedido do cliente e uma proposta revista e com preço. Inclui a importação de documentos, a verificação dos dados, a escolha das opções e a entrega ao cliente. O documento é o último passo, não o processo completo.

A proposta começa antes do documento

Pense numa viagem de dez dias com dois hotéis, um transfer privado, um guia e uma ligação aérea. A informação dos fornecedores vai provavelmente chegar em formatos diferentes e em momentos diferentes.

Um hotel envia os tipos de quarto e as condições de cancelamento num PDF. Outro responde com uma tarifa líquida. A empresa de transfers envia uma folha de cálculo. Depois, o cliente altera as datas antes de o primeiro rascunho estar pronto.

O consultor tem então de verificar os detalhes que determinam se uma opção pode entrar na proposta:

• As datas correspondem ao pedido do cliente?
• O preço é por pessoa, por quarto ou pelo serviço completo?
• O que está incluído?
• Que condições de cancelamento e pagamento se aplicam?
• A opção estava disponível para estas datas ou apenas quando o fornecedor respondeu?

Estas são perguntas de venda e de operação. Uma proposta que lhes responda mal cria trabalho mais tarde, quase sempre no pior momento.

Copiar cria um segundo problema

A maioria das equipas tem uma solução razoável. Copiar os detalhes úteis para um modelo e continuar.

Funciona para uma viagem simples. Junte vários fornecedores, algumas revisões e um colega a assumir o ficheiro, e a solução começa a mostrar os seus limites.

Uma tarifa é copiada sem a moeda. O nome de um quarto perde as regras de ocupação. Um prazo de cancelamento fica no email, mas não aparece na proposta. Alguém atualiza o preço numa versão e envia outra.

O que falta é o contexto. Um valor isolado não é uma tarifa. O nome de um hotel isolado não é uma opção. Cada detalhe precisa das condições que o tornam utilizável.

Por isso, a agência precisa de manter a fonte perto da decisão.

Uma revisão que apanha os erros aborrecidos

A revisão antes do envio não precisa de um sistema de pontuação complicado. Precisa de um hábito consistente.

Comece pelas datas. Verifique a chegada, a partida, o número de noites e a data de cada serviço intermédio. Um transfer marcado para o dia errado pode comprometer um itinerário que, de resto, parece correto.

Depois, verifique o serviço. Para um hotel, isso costuma incluir a propriedade, o tipo de quarto, a ocupação, o regime incluído e as condições. Para um transfer ou atividade, inclui a data, a duração, o ponto de encontro, os detalhes do grupo ou veículo e o que está incluído.

O preço merece uma verificação própria. Confirme a moeda, se a tarifa é líquida ou tem margem aplicada, que impostos estão incluídos e se o valor é por pessoa, por quarto ou por serviço. Mantenha o prazo de cancelamento junto da opção a que diz respeito.

A disponibilidade também exige cuidado. A resposta do fornecedor diz à agência o que estava disponível naquele momento. Não garante que o mesmo quarto ou tarifa esteja disponível quando o cliente aceitar a proposta.

Por fim, volte ao cliente. A opção válida mais barata pode continuar a ser a opção errada. Uma proposta tem de respeitar as datas e as preferências por detrás do pedido, não apenas os campos de um documento do fornecedor.

É nessa última verificação que o discernimento do consultor mais conta.

O que a Ghloria faz hoje

O fluxo atual de propostas da Ghloria começa nos documentos dos fornecedores. Extrai a informação relevante da viagem e transforma-a numa proposta que a agência pode rever.

O consultor continua envolvido. Pode verificar uma opção, corrigi-la, decidir o que entra na proposta e adaptar o resultado ao cliente. O software trata da leitura e reintrodução repetitivas. Não finge que todas as decisões de viagem cabem numa regra.

A informação também permanece ligada ao cliente e à viagem. Isto importa quando o consultor precisa de verificar uma opção mais tarde ou passar o trabalho a outra pessoa.

O fluxo atual para o design partner produz propostas em PPTX através do fluxo de entrega da Ghloria. Está ainda em desenvolvimento um modelo PDF standard para facilitar o onboarding de novas agências. Um fluxo personalizado prova que o trabalho é útil. Um modelo repetível torna o mesmo trabalho mais fácil de adotar noutras agências.

Siga uma proposta para trás

Escolha uma proposta que a sua equipa enviou na semana passada. Siga cada hotel, voo, transfer e atividade até à sua fonte.

Quantas vezes foi cada detalhe copiado? Onde estão as condições que não chegaram ao documento final? Se o cliente alterar uma data amanhã, alguém consegue encontrar todos os pontos que precisam de ser atualizados?

As respostas dizem-lhe se a agência tem um processo de propostas ou apenas um hábito de criar documentos.

A proposta é o que o cliente vê. O resultado real do trabalho é a informação fiável da viagem que está por detrás dela.